Was ist ein Exportkontrollbeauftragter?

Der oder die Exportkontrollbeauftragte (oder Außenwirt­schaftsbeauftragte, Export Compliance Manager, Export­kontroll­verantwortliche) setzt im Unternehmen die flächen­deckende Einhaltung der Exportkontrolle um.

Der Ausfuhrverantwortliche als Mitglied der Geschäftsleitung kann sich der persönlichen Haftung für Verstöße im Exportkontrollrecht, die durch Organisationsdefizite entstanden sind, nicht entziehen. Er muss jedoch die operativen Exportkontrolltätigkeiten wie die Klassifizierung der Produkte, Einholung verschiedener exportrelevanter Informa­tionen etwa aus den Abteilungen Forschung & Entwicklung, Vertrieb, Versand, Finanzen nicht selbst vornehmen, sondern kann sich der Unterstützung eines Exportkontrollbeauftragten bedienen.

Die Aufgabe des Exportkontrollbeauftragten ist es, die Zulässigkeit der Ausfuhrvorgänge in zoll- und außenwirtschaftsrechtlicher Hinsicht im Tagesgeschäft zu prüfen und zu organisieren. Über seine Person läuft der Kontakt zu Behörden (Zoll, Ausfuhr- und Ausgangszollstelle, Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, ggf. Ministerien) und zu Dienstleistern (Verlader, Spediteure). Zur Organisation gehören unter anderem die außenhandelsrechtliche Klassifizierung der Güter (Zolltarifnummer, Ausfuhrlistennummer, ggf. US-Ausfuhrlistennum­mer), Organisation der Pflege der Artikel- und Materialstämme, die Beantragung von Genehmigungen, die Erstellung von Ausfuhr­anmeldungen und Begleitpapieren sowie die Fristenkontrolle. Dies setzt voraus, dass der Exportkontrollbeauftragte über hinreichende und aktuelle Kenntnisse auf seinem Tätigkeitsgebiet verfügt. Eine Ausstattung mit Fachliteratur, Zugang zum Internet, Nutzung von Newslettern und die Möglichkeit zur fachbezogenen Weiterbildung sind obligatorisch.

Dem Exportkontrollbeauftragten kommen exportkontrollrelevante Funktionen und Pflichten zu (sog. fachbezogene Stopp- und Wei­sungsbefugnisse), deren Wahrnehmung und Einhaltung für das reibungslose Funktionieren der Exportkontrollabläufe gewährleistet sein muss. Die Geschäftsleitung sollte die Einrichtung und die Funk­tion des Exportkontrollbeauftragten verbindlich an alle Abteilungen kommunizieren und auf die strikte Beachtung der außenwirtschafts­relevanten Vorschriften hinweisen. Im Zweifel muss auf einen Umsatz solange verzichtet werden, bis die Genehmigungssituation nicht voll­umfänglich geklärt ist.

Der Exportkontrollbeauftragte hat zum einen ein unmittelbares Be­richtsrecht. Er muss sich jederzeit an das vertretungsberechtigte Organ, insbesondere den Ausfuhrverantwortlichen, wenden können, um mögliche Missstände in Bezug auf die Beachtung außenwirt­schaftsrechtlicher Bestimmungen zu berichten. Zum anderen trifft ihn auch eine Berichtspflicht, das heißt, dass er Missstände auch melden muss. Im Rahmen von Außenwirtschaftsprüfungen trifft ihn eine wesentliche Aufgabe bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbe­reitung der Prüfung und ihrer Ergebnisse.

Der Exportkontrollbeauftragte ist in fachlicher Hinsicht ausschließlich den Weisungen des Ausfuhrverantwortlichen unterworfen. In Bezug auf die anderen Abteilungen ist er aber fachlich übergeordnet für den Bereich der Exportkontrolle zuständig. Er führt die Beurteilung von Ausfuhrvorgängen durch und entscheidet darüber, ob eine Genehmi­gungspflicht vorliegt. Er hat im Einzelfall die uneingeschränkte Befug­nis, einen Ausfuhrvorgang (vorübergehend) zu stoppen, wenn dieser nicht im Einklang mit den Vorgaben des Außenwirtschaftsrechts steht (Stoppfunktion). Ebenso obliegt ihm die Freigabe eines Ausfuhrvor­gangs, sobald der innerbetriebliche Nachweis erbracht ist, dass die Ausfuhr rechtlich zulässig ist bzw. die Anforderungen einer behörd­lichen Ausfuhrgenehmigung erfüllt sind.